规划大型活动时，应注意以下事项:大型活动的规划计划应包括详细的分工(具体到人员)和完成工作所需的时间。注意事项1。活动应基于强调实际成果和突出特点的原则，以避免重复和重复。2.应尽早计划和确定活动。邀请外国和海外人士参加活动，至少在半年前发出邀请，发送项目描述信息。3.最好在准备会议时列出材料，并指定专人负责执行和保管，以免忘记或丢失。4.总的来说，领导座位卡、主持人座位卡和签到座位卡、矿泉水、主席台分发的文件和资料(通常用粉色纸印刷)、钢笔、鲜花、研讨会旗帜、国歌磁带等。应做好准备。5.大型活动还必须设置签到座位，并指定专人签到。6.对于多个机构联合组织的活动，应事先明确职责分工，避免多头指挥和多头对外事务。7.为了确定开放时间，应该充分考虑当地的交通、气候和工作习惯。开幕式应尽可能按计划举行，以避免时间过长。8.一般要求至少提前2小时进入场馆，为场馆布局留出足够的时间。参与者需要提前半小时进入。9.领导和客人需要提前联系小会议室。提前到达的人应该被带到小会议室休息。当活动正式开始时，他们将被带到会议室。10.开幕式的主持人应该以适当的方式表明他们的身份(女主人除外)。11.开幕式不应该宣布太多的领导人来参加这个活动。介绍“参加xx活动的领导和贵宾”不应包括组织者的领导，而应包括外宾和单位的领导。一般来说，组织者的领导人应该在客人的后面(如果组织者的领导人是国家领导人，应该首先报告他们)；如果外国驻华大使参加，他的地位应该提高(因为他是外国国家元首的代表)。12.开幕式剪彩活动可以豁免或免除。如果真的有必要安排剪彩活动，就不应该有太多的剪彩人员。为了省钱，丝带应该被丝带代替。13.按照国际惯例，在开幕词中可以使用“女士们、先生们”或“尊敬的来宾、女士们、先生们”，在“女士们、先生们”之后将不添加“朋友和同志”。14.演讲中的“欢迎”和“谢谢”之类的句子应该尽可能地进行总结，以节省掌声时间。在使用现场翻译时，我们应该尽最大努力控制现场，让说话者与翻译合作。翻译完成后，中外双方不应立即鼓掌，而应一起鼓掌，以示对外国客人的尊重。15.借用的音响设备必须事先调试，以确保安全。如有必要，准备录音笔、mp3等现场录音设备(也需要调试)，并指定专人负责。16.考虑到翻译的困难，避免使用国内工作中常用的缩略语或习语，如“三改一强化”、“反色情、反色情”等。)或引用古代诗歌和谚语。17.对外演讲(包括文件和材料)应使用“中国”和“中国政府”等。18.如果需要在现场播放ppt，所有PPT都需要事先拷贝到笔记本电脑中，放入桌面文件夹中，按顺序排列，投影仪位置需要事先调试，分辨率需要调试等。19.对于大型活动，应提前准备议程PPT，每个议程PPT一页，字体较大。相关图片可以适当匹配。主持人介绍时，应播放议程PPT。应该注意的是，计算机屏幕的显示效果通常与投影效果大不相同。字体颜色和背景颜色之间的对比度可能需要调整。20.当介绍当地或企业的情况时，应强调重点，语言应简洁，不允许长期交谈。从古代到现在，人文和地理应该涵盖所有方面。2.避免堆积数字(如有必要，提供书面材料)。21.研讨会不同于讲座。领导者的演讲和主题演讲不适合冗长的演讲。研讨会不应单方面追求人数的大小，应有明确的主题，主持人和发言人应有一定的水平，才能引起讨论。研讨会上提出的问题(包括在访问期间对方介绍后提出的问题)应尽可能简明和具体，不要有任何常规性的评论。22.在引进招商项目时，不宜过于准确地描述我们的预期生产规模和投资，如“生产规模125万吨，预计投资1650万元”等。首先，实际数字不可能如此准确。第二，生产规模和投资金额应与投资者商定。23.在重要活动中，应提醒参与者关掉手机和传呼机或静音。24.访问外国机构时，应事先进行联系和确认，以解释访问的目的。一旦确认，他们应该按照承诺参加会议。参观人数(包括参加宴会)的增减应提前通知。25.要举办海外展览，必须预先进行市场调查，了解本地产品的供求情况。参展企业和产品应具有一定的代表性，以避免同类产品之间的竞争。26.严禁携带假冒伪劣商品、侵犯知识产权等违禁品参加展会。遵守展览规定，不得非法零售展览样品，禁止出售样品和个人物品以外的库存。27.展览的发放由当地展览组织者统一指挥，不得随意拉抢道具。摊位的墙板不得使用样品代替标准图片或文字说明。展品的布局应该注意展示和交易效果。展台也不应该因为展品太少而空着，也不应该乱七八糟地堆在一起，造成“杂货店”或“摊位”。28.严格按照展会规定的时间参加和退出展会。不要迟到或早退。29.在展览期间，接待观众应该热情、积极、耐心。不要聚集在博物馆聊天或跨摊位，造成无人值守的摊位。展厅和展台应保持清洁，注意防火和防盗。30.会后，检查材料，离开现场前整理好，以免丢失材料。31.活动结束后，及时向相关负责人发送新闻稿、照片和活动总结，并张贴在论坛研讨会版块上，听取大家的意见。原作者:海纳团队